HeveaBoard Berhad [注册号：199301020774 (275512-A)]
举报政策

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1.0 引言

1.1 举报的定义：

• “工人因为提出可能危害他人的危险或违法行为而引起关注，例如公众成员”。
（2007年英国人力资源与发展学会）

• “提出对组织内或与其关联的独立结构内的不当行为的关注的行为。”
（1994年成立的公共生活准则委员会）

• “作为早期预警系统。有效的举报政策使雇主能够及时发现问题并采取必要的纠正措施。”
（公众关注工作组织）

1.2 HEVEABOARD集团（“集团”）致力于按照最高的道德和法律标准运作。集团的董事会和管理层认识到，维护这些标准需要所有董事、员工、客户、供应商、承包商和分包商的信心，他们可以公开、公平和真实地提出和解决关注的问题。

2.0 目的

2.1 集团已建立并致力于卓越企业实践政策。作为该政策的一部分，集团期望其管理人员和员工在代表公司进行交易和管理公司业务时，保持最高水平的诚信和透明度。这包括严格遵守公司的道德准则以及适用于集团业务的所有法律和法规。

2.2 这项举报政策（“本政策”）是集团承诺提供安全和道德工作环境，并履行其对股东、相关当局、社区和环境的义务的重要组成部分，鼓励他们发挥作用，改善集团的整体效益和成功。通过营造开放和信任的氛围，集团希望确保整个集团都有兴趣消除以前可能未被注意到的不道德和非法行为。

2.3 集团不容忍任何董事或员工在工作过程中的渎职、不当行为、法定违规或不当行为。本政策旨在为集团内部提倡负责任和安全的举报行为提供框架，以免受不利后果。

2.4 通过本政策，集团旨在鼓励不论职位高低的董事、员工或管理人员举报集团内的不道德或欺诈行为，以便及时采取损害控制或纠正措施。任何人士均可根据本政策提出有关不端行为的报告。本政策提供了程序，使董事和员工能够提出或披露有关可能的不端行为的关注，无论这些行为发生在何处，涉及的信息是否保密。本政策提供了程序，使集团各层级的不端行为能够得到报告，并将适当跟进这些报告。此外，本政策还提供了防止其滥用的保护措施。

3.0 范围

3.1 本政策适用于集团的董事、员工、客户、供应商、承包商、分包商及其他与集团有业务往来的利益相关方，包括与公众有关的成员。

3.2 来自上述各方的举报人士可以使用本政策中设定的程序，报告任何涉及可疑会计或审计事项、内部控制、披露事项、利益冲突、内幕交易、与竞争对手勾结、本政策严重违反、不安全工作实践或任何其他涉及董事或员工欺诈、腐败和不当行为的事项。

3.3 本政策允许举报人士向廉政委员会报告此类问题，而不必担心报复、歧视或不利后果，并且允许集团采取适当行动，包括但不限于对责任人员进行纪律处分或终止其雇佣和/或服务。

3.4 然而，虽然本政策旨在保护真实的举报人免受其报告/披露的不公平待遇，但严格禁止轻率和虚假的投诉。本政策也不是处理个人抱怨的途径，个人抱怨应继续直接向部门主管反映。

4.0 政策

4.1 谁可以使用本政策

集团的任何董事或员工、无论职级或就业状态如何，以及任何客户、供应商、承包商或分包商（在本政策中统称为“您”）均可提出披露。

4.2 投诉应向哪里通报

所有提出您关注或投诉不当行为的建议必须以书面形式，并且如有可能，应提供支持证据，发送至：

主席,
廉政委员会
HEVEABOARD集团公司
马来西亚森美兰州芽马斯三公里
HEVEAWOOD工业园区第1942号地段
邮政编码73400

或通过电子邮件发送至integrity_committee@heveaboard.com.my

向集团内其他方提出的投诉将被转交给负责维护所有报告案例的集中库的廉政委员会。

4 如何保护举报人的身份

您必须声明您正在使用本政策，并指出您是否希望保持您的身份保密。所有处理与举报人的披露相关的事务将采取适当的方式以保护举报人的匿名性，如可能的情况下。然而，如果必须进行适当的调查并做出回应，则可能无法保持匿名。虽然不鼓励匿名提交/建议，但将接受这些提交。

您可以匿名举报，但鼓励您提供身份以协助调查。如果您要求保持匿名，将尽一切努力保持您的身份保密，至少在正式调查进行之前。为了不危及对涉嫌不当行为的调查，您还应保密您提出关注的事实、关注的性质及涉及人员的身份。举报不当行为的人士将受到防止骚扰或报复的保护。接到举报并开始调查后，廉政委员会将任命一个举报人福利官（“WBWO”），通常是人力资源经理。WBWO将不参与调查，而是专注于协助和支持举报人，并与其就调查进行联络。

5 应报告什么

鼓励您提出任何您真正相信可能不诚实、欺诈、腐败、非法、欺凌或骚扰、代表严重利益冲突、涉及敏感或机密信息的滥用或对自然正义的误判或拒绝，或可能发生这种情况。

由于集团需要关键信息以有效评估和调查投诉，因此您提出的报告应尽可能详细和具体。投诉应包括涉及的各方、日期或时间段、关注类型、支持投诉的证据（如可能）、以及联系方式，以便需要进一步信息时联系。

6 如何处理投诉

所有报告的事项将在合理的时间内进行审查，并经过适当考虑和调查后，将决定是否进行详细调查。可能会从集团总经理和其他适当方面寻求指导/方向。所有由调查官收到的投诉将报告给审计委员会、集团总经理和集团董事会主席。

集团保留将任何关注或投诉转交给适当的外部监管当局的权利。根据投诉的性质，可能会告知投诉对象其所涉指控，并提供回应这些指控的机会。集团的董事和员工如不配合调查或在调查期间故意提供虚假信息，将受到严格的纪律处分，甚至包括立即解雇。

6.0 调查结论

6.1 如果在调查结束时，集团确定发生了违规行为或实证了指控，将采取有效的补救措施，以符合违反行为的严重性。

7.0 举报人的追索

7.1 如果您对收到的回应不满意，应向董事会主席提出该问题，并说明您的理由。

8.0 建议和跟进

8.1 将征求调查员的改进建议，以使集团能够减少发现的任何不当行为或渎职的再次风险。人力资源部门将负责审查和实施这些建议，并报告所需的任何变更至主要董事会。

9.0 保护措施

9.1 集团严禁对以诚信提出投诉或报告的举报人进行任何形式的歧视、报复或骚扰。如果举报人认为自己因根据本政策进行报告而受到歧视、报复或骚扰，应立即向调查官报告这些事实。应及时报告以便进行调查和采取适当行动。

9.2 集团将认真对待所有不当行为的披露，并保护以诚信提出关注的员工。然而，对任何故意提出他们知道不实的举报或没有合理理由相信所提供信息准确的员工，将根据纪律程序采取适当的纪律行动，可能导致解雇。

9.3 在适当时，提出报告/投诉的一方可能需要作为证人站出来。如果员工或外部方以善意提出但调查未确认的指控，不会对其采取任何行动。但是，如果调查揭示提出投诉者是恶意或出于个人利益，可能会对其采取纪律行动。同样，如果调查揭示外部方提出投诉是恶意或出于个人利益，可能会采取适当行动，包括向警方报告此事。

10.0 修改和修订

10.1 集团可能修改本政策以保持符合适用的法律和法规或适应集团内部变化。

10.2 本政策将定期审查，如果可能的话每年进行审查。在发生变化时将发布新版本。