HeveaBoard Berhad [注册号：199301020774 (275512-A)]
董事的适当人选政策

1. 简介

1.1 HeveaBoard Berhad（“公司”）及其子公司（“集团”）的董事会（“董事会”）提供战略领导，影响集团的财务状况和未来方向。董事们必须具备能力、品格、勤勉、诚实、正直和判断力，以便恰当地履行职责，并与良好的企业治理实践相一致。

1.2 因此，集团必须谨慎管理其业务和财务风险，并确保所有董事都合适和适当。清晰的董事选择过程参数对于在领导层提倡合格任命至关重要。

1.3 本《董事适格政策》（以下简称“政策”）旨在指导提名委员会和董事会在审查和评估拟任命到董事会以及寻求重新选举的董事候选人方面。

2. 目标

2.1 本政策旨在：

a) 设定集团对拟任命到董事会以及寻求重新选举的董事候选人的适格评估方法；

b) 提升董事的整体质量；以及

c) 促进董事任命标准的透明度。

3. 责任

3.1 董事会的承诺和责任

在本政策的应用中，董事会和提名委员会主要负责确保所有董事符合适格标准，并对拟任命到董事会和寻求重新选举的董事候选人的适格性进行评估。对于其他主要管理人员，任命和适格评估的决定可能由董事会和提名委员会授权的董事总经理或指定人员作出。

董事会致力于确保每位担任董事职位的人具备适当的技能和经验，与其所担任的角色相符，董事会将对个人的适格性做出最终决定。

3.2 提名委员会的责任

提名委员会（在适当时与公司秘书协助）负责评估寻求重新选举的现有董事或提名或任命为集团董事的候选人，并向董事会就这些事项提出建议。

3.3 公司秘书的责任

公司秘书负责：

a) 确保对每位寻求重新选举的现有董事或提名或任命为集团董事的候选人进行适当的适格评估；

b) 提交与董事或候选人适格性评估相关的任何事项的建议；

c) 向提名委员会提供有关适格评估程序事项的信息；以及

d) 确保集团采取一切合理步骤，保护从适格评估中收集的信息和文件免受滥用、未经授权的访问、修改或披露。

4. 必要通知

4.1 在某人被提名或建议担任董事或主要管理人员职位后尽快，公司将向该人提供本政策的副本和相关董事或主要管理人员所需的能力和培训详细资料。本政策还将成为所有董事或主要管理人员入职过程的一部分。

4.2 集团还将采取合理步骤，确保每位董事或主要管理人员在进行适格性评估之前，了解并充分理解本政策。

5. 适格标准

5.1 在评估一个人是否适合担任董事或主要管理人员职位时，评估可以基于自我声明的清单和绩效评估、简历和公开可获得的个人资料和文件，涵盖以下几个方面：

i. 品格和诚信；

ii. 经验和能力；以及

iii. 时间和承诺。

品格和诚信

(i) 廉正

• 是否遵守法律义务、监管要求和职业标准。

• 在与监管机构或法院的交往中是否阻碍、误导或不真实。

(ii) 个人诚信

• 是否参与任何欺诈、压迫、不当（无论是否违法）或其他损害其专业行为声誉的商业实践。

• 是否因个人诚信问题导致服务合同（即在管理或董事职位上）被终止。

• 是否利用其他职位（即政治任命）促进公司与政府关系，违反良好治理原则。

(iii) 声誉

• 在金融和商业界是否信誉良好。
• 在过去5年中，是否曾成为民事或刑事诉讼或执法行动的对象，管理或治理一个实体。

• 是否在管理一家因管理不善而失败的企业或公司中发挥了重要作用。

经验和能力

(i) 资格、培训和技能

• 是否具备与董事会技能矩阵相匹配的相关教育资格。

• 是否对公司运作有相当的了解。

• 是否具备一般管理技能以及对企业治理和可持续性问题的理解。

• 是否通过持续的专业发展保持知识更新。

• 是否具备领导能力和高水平的情商。

(ii) 相关经验和专业知识

• 是否具备相关的经验和专业知识，考虑到服务的时间长短、业务的性质和规模、所承担的责任、下属人数以及报告线和委托权限。

(iii) 相关的过往表现或履历

• 是否曾在类似组织中担任高级职位，并负责推动或领导组织的治理、业务表现或运营。

• 是否具备可观的过往绩效记录，根据董事会效能评估结果收集。

时间和承诺

(i) 根据其他承诺能力履行角色的能力

• 能够作为董事会成员投入时间，考虑到董事在上市发行人和非上市实体（包括非营利组织）担任的其他同时董事会职位。

(ii) 在董事会中的参与和贡献或履历

• 表现出积极参与董事会活动的意愿。
• 表现出愿意投入时间和精力了解业务，并示范愿意参与董事会外的活动。
• 表现出对董事职业的热情。
• 表现出能够独立、客观和建设性地表达观点的能力。
• 表现出对他人观点开放的态度，并能够在听取他人意见后做出审慎判断的能力。

6. 适格评估程序

6.1 本政策文件范围内的人员的适格评估应在首次任命前或集团获悉可能重大影响人员适格性的信息时进行。

6.2 集团必须提供关于被评估人的相关信息以支持适格评估。如果对于决定人员适格性具有重要影响的信息主要依赖于从被评估人处获得的信息，并且该信息是由独立来源验证的，集团应采取合理步骤来核实该信息。

6.3 集团应考虑第5节中列出的因素来评估一个人的适格性。集团应单独评估这些因素，以及集体评估，考虑到它们的相对重要性。

6.4 单独未满足一个因素不一定意味着未满足适格标准。集团应考虑与一个人未能满足特定因素相关的情况，包括事件发生后的时间流逝、其他 contributing 因素和对集团可能造成的潜在风险。

6.5 评估过程将涉及良好的判断力，应客观并符合集团的最佳利益。集团应考虑到与此类评估相关的信息可能因个人在集团事务中的影响力和责任程度而异。

7. 定期审查和披露

7.1 提名委员会应定期审查董事适格评估所使用的标准。提名委员会应及时向董事会和个别董事通报标准的新变更或修订。

7.2 董事会应在年度报告的提名委员会声明中披露公司董事适格政策的应用情况。

本政策于2022年6月27日由董事会通过。